7 Ionawr 2022

Adolygiad o amserlen y pwyllgorau a chylchoedd gwaith y pwyllgorau

 

Byddwch yn cofio bod Fforwm y Cadeiryddion, ar 16 Rhagfyr 2021, wedi ystyried, a chymeradwyo, y dull a awgrymwyd gan y Pwyllgor Busnes ar gyfer cynnal adolygiad o amserlen y pwyllgorau a chylchoedd gwaith y pwyllgorau.

 

Mynegodd y Cadeiryddion amrywiaeth o safbwyntiau gwahanol yn y cyfarfod ar 21 Rhagfyr, gyda rhai Cadeiryddion yn gweld yr amserlen bresennol yn heriol, tra mynegodd eraill bryderon ynghylch newid y dull presennol. Ni leisiwyd unrhyw bryderon ynghylch cylchoedd gwaith pwyllgorau, er y cynigir y bydd cylchoedd gwaith yn parhau i ddod o fewn cwmpas yr adolygiad hwn.

 

I adeiladu ar hyn, rwy’n eich gwahodd i drafod yr adolygiad gyda'ch pwyllgorau ac i roi ymateb ysgrifenedig i'r adolygiad. Ffocws yr elfen hon o’r adolygiad yw casglu barn gytûn pob pwyllgor.

 

Wrth wneud hynny, byddwn yn ddiolchgar pe gallech ystyried y cylch gorchwyl ar gyfer yr adolygiad, a nifer o gwestiynau penodol. Er y bydd mynd i'r afael â'r cwestiynau yn ddefnyddiol, ni fwriedir iddynt fod yn rhagnodol.

 

Mae'r cylch gorchwyl, a'r cwestiynau, wedi'u hamgáu gyda'r llythyr hwn.

 

Rwyf hefyd yn amgáu copi o’r papur a ystyriwyd gan y Pwyllgor Busnes a Fforwm y Cadeiryddion.

 

Er yr hoffech efallai gyfeirio at adborth a gawsoch gan randdeiliaid allanol yn eich ymateb, nid yw'r Pwyllgor Busnes yn disgwyl i bwyllgorau ymgynghori â rhanddeiliaid yn yr amser sydd ar gael ar gyfer yr adolygiad hwn.

 

Mae'r amserlen ar gyfer yr adolygiad hwn yn dynn, gan fod y Pwyllgor Busnes yn anelu at weithredu unrhyw newidiadau sy'n deillio o'r adolygiad ar ddechrau tymor yr haf 2022.

 

O ganlyniad, fel y cytunwyd yng nghyfarfod Fforwm y Cadeiryddion ar 16 Rhagfyr 2021, bydd angen i’r adolygiad gael ei gwblhau erbyn dechrau mis Mawrth er mwyn rhoi digon o amser i bwyllgorau gynllunio ar gyfer unrhyw newidiadau a wneir.

 

I alluogi hyn, cyflwynwch eich ymateb ysgrifenedig erbyn 12pm ddydd Gwener 4 Chwefror 2022. Mae hyn wythnos yn hwyrach na'r dyddiad cau gwreiddiol a gynigiwyd yn y dull a awgrymwyd.

 

Ochr yn ochr â'r ymgynghoriad hwn â phwyllgorau, bydd Rheolwyr Busnes yn trafod yr adolygiad gyda'u Grwpiau, a bydd aelodau unigol pwyllgorau’n cael eu harolygu hefyd.

 

Bydd cynigion drafft, yn seiliedig ar y dystiolaeth a gasglwyd, yn cael eu trafod yng nghyfarfod Fforwm y Cadeiryddion ar 17 Chwefror 2022.  Bydd y Pwyllgor Busnes wedyn yn gwneud penderfyniadau am amserlen a chylchoedd gwaith y pwyllgorau yn y dyfodol yng ngoleuni'r drafodaeth honno.

 

Os oes angen rhagor o wybodaeth arnoch, cysylltwch â Chlerc Fforwm y Cadeiryddion, Alun Davidson, sy'n cynorthwyo'r Pwyllgor Busnes gyda'r adolygiad hwn.

Elin Jones AS

Llywydd

Croesewir gohebiaeth yn Gymraeg neu Saesneg.

We welcome correspondence in Welsh or English.

 

 

[Atodedig 1]

 

Y Pwyllgor Busnes: Adolygiad o amserlen y pwyllgorau a chylchoedd gwaith y pwyllgorau

Cylch gorchwyl §  Adolygu'r dull presennol o ymdrin ag amserlen y pwyllgorau, a chylchoedd gwaith pwyllgorau, gyda'r bwriad o ganfod unrhyw newidiadau i'r dull a allai wella effeithiolrwydd pwyllgorau, wrth gynnal cydbwysedd priodol rhwng yr amser y mae aelodau'r pwyllgorau yn ei dreulio ar waith pwyllgorau (mewn cyfarfodydd pwyllgorau a'r tu allan iddynt) a'u cyfrifoldebau ehangach.

Cwestiynau'r ymgynghoriad

I ba raddau y mae’r dull presennol o ymdrin ag amserlen y pwyllgorau yn sicrhau:

§  digon o amser i bwyllgorau ymgymryd â'u gwaith yn effeithiol?

§  digon o hyblygrwydd i fynd i’r afael â llwyth gwaith sy’n cyrraedd ei anterth yn y pwyllgorau a/neu ofynion busnes yn y dyfodol o ran capasiti pwyllgorau ychwanegol?

§  cydbwysedd priodol rhwng yr amser y mae Aelodau'n ei dreulio ar waith pwyllgorau (mewn cyfarfodydd pwyllgorau a thu allan iddynt) a'u cyfrifoldebau ehangach?

§  Pa newidiadau y gellid eu gwneud i amserlen y pwyllgorau i wella effeithiolrwydd pwyllgorau,  a chadw hyblygrwydd i ddarparu ar gyfer busnes ychwanegol y pwyllgorau, a chydbwysedd priodol rhwng yr amser y mae Aelodau'n ei dreulio ar waith pwyllgorau (mewn cyfarfodydd pwyllgorau a thu allan iddynt) a'u cyfrifoldebau ehangach?

§  Os ydym am wneud newidiadau i'r amserlen, pryd y dylid gweithredu'r newidiadau hyn?

§  Ydych chi'n credu bod angen addasu cylch gwaith eich pwyllgor? Er enghraifft, cydbwyso gwaith ar draws pwyllgorau, a/neu wella llinellau atebolrwydd.

§  A yw eich pwyllgor wedi sefydlu ffordd o asesu effeithiolrwydd ei waith?

Gofynnir y cwestiwn hwn er mwyn penderfynu a ellir monitro unrhyw newidiadau a wneir o ganlyniad i'r adolygiad hwn yn y cyd-destun hwn.

 

[Atodedig 2 - Papur Pwyllgor Busnes]

Diben

1.    Darparu ymdriniaeth ddrafft o amserlen ddiwygiedig y pwyllgorau, a chylchoedd gwaith y pwyllgorau i’w hystyried gan y Pwyllgor Busnes..

Cefndir

2.    Cytunodd y Pwyllgor Busnes ar amserlen o gyfarfodydd bob pythefnos ar gyfer y pwyllgorau ar ddechrau'r Chweched Senedd, ar y sail y byddai'n sicrhau:

§  digon o amser cyfarfod i bwyllgorau gyflawni eu rolau;

§  cydbwysedd teg rhwng yr amser y disgwylir i aelodau ei dreulio ar waith pwyllgorau a'u cyfrifoldebau ehangach;

§  hyblygrwydd i bwyllgorau gynnal cyfarfodydd ychwanegol pan fo angen cwblhau gwaith â chyfyngiad amser iddo, a/neu fynd i'r afael â llwyth gwaith sy’n cyrraedd ei anterth; a

§  digon o hyblygrwydd i ddarparu ar gyfer pwyllgor ychwanegol yn y system, pe bai angen (y Pwyllgor Diben Arbennig ar hyn o bryd).

3.    Yn ogystal ag amserlen bythefnosol, cynyddodd y Pwyllgor Busnes faint o amser sydd ar gael yn ystod yr wythnos y gallai pwyllgorau gyfarfod – mae hyn yn cynnwys boreau Llun a'r defnydd achlysurol o ddydd Gwener ar gyfer ystyriaeth Cyfnod 2 o Filiau.

4.    Cadwyd wythnosau gwarchodedig, i ddarparu amser penodedig i Fforwm y Cadeiryddion, y Pwyllgor Craffu ar Waith y Prif Weinidog, ac amser cyfarfod ychwanegol pellach i bwyllgorau ofyn amdanynt pe bai angen.

5.    Un amcan eilaidd, a fynegwyd ar yr adeg y cytunwyd ar yr amserlen, oedd annog pwyllgorau i wneud defnydd effeithlon o'u hamser cyfarfod. Er enghraifft, cynnal trafodaethau bord gron untro ar gyfer rhanddeiliaid i gasglu ystod o dystiolaeth yr un pryd, yn hytrach na defnyddio'r dull "panel ar ôl panel" mwy traddodiadol o gasglu tystiolaeth dros nifer o wythnosau.

6.    Cytunodd y Pwyllgor Busnes eisoes i adolygu amserlen y pwyllgorau, a chylchoedd gwaith y pwyllgorau, adeg y Pasg 2022 h.y. ar ôl dau dymor o weithredu.

7.    Fodd bynnag, mae nifer y ceisiadau gan bwyllgorau am gyfarfodydd ychwanegol, a'r pryderon a fynegwyd gan rai pwyllgorau gyda'r amserlen bresennol, wedi arwain at gyflwyno'r adolygiad hwn.

8.    Mae'r Llywydd hefyd wedi nodi yr ymgynghorir â Fforwm y Cadeiryddion ar yr adolygiad yn ei gyfarfod ar 17 Chwefror.

9.    Mae'r rhan fwyaf o'r pryderon a godwyd hyd yma wedi bod yn ymwneud ag amserlennu, yn hytrach na chylchoedd gwaith, er bod pryderon wedi'u codi ynghylch ehangder y cylch gwaith a bennwyd ar gyfer y Pwyllgor Deddfwriaeth, Cyfiawnder a’r Cyfansoddiad.

10. Mae'r cynigion yn y papur hwn yn awgrymu adolygu’r amserlen a chylchoedd gwaith ar yr un pryd, oherwydd y rhyngddibyniaeth bosibl rhwng y ddau h.y. pe bai adolygiad o gylchoedd gwaith yn arwain at greu pwyllgor newydd, byddai angen i'r amserlen ystyried hyn.

11. Byddai'n bosibl gwahanu'r adolygiadau hyn, pe bai hynny'n well gan y Pwyllgor Busnes, er y gallai adolygiad o gylchoedd gwaith a gynhaliwyd yn ddiweddarach olygu bod angen newidiadau pellach i'r amserlen.

Cylchoedd gorchwyl drafft

12. Argymhellir cylchoedd gorchwyl drafft yn y blwch isod::

Cylchoedd gorchwyl drafft   Adolygu'r dull presennol o ymdrin ag amserlen y pwyllgorau, a chylchoedd gwaith pwyllgorau, gyda'r bwriad o ganfod unrhyw newidiadau i'r dull a allai wella effeithiolrwydd pwyllgorau, wrth gynnal cydbwysedd priodol rhwng yr amser y mae aelodau'r pwyllgorau yn ei dreulio ar waith pwyllgorau (mewn cyfarfodydd pwyllgorau a'r tu allan iddynt) a'u cyfrifoldebau ehangach.

 

13. Bydd yr adolygiad yn ystyried y sefyllfa bresennol a'r opsiynau ar gyfer gweithredu'r amserlen yn y dyfodol.

14. O dan y penawdau isod, ceir cwestiynau sy'n ehangu ar y cylch gorchwyl, a gellid mynd i'r afael â hwy yn ystod yr adolygiad:

A yw'r dull presennol o ymdrin ag amserlen y pwyllgorau yn sicrhau:

§  digon o amser i bwyllgorau ymgymryd â'u gwaith yn effeithiol?

§  digon o hyblygrwydd i fynd i’r afael â llwyth gwaith sy’n cyrraedd ei anterth yn y pwyllgorau a/neu ofynion busnes yn y dyfodol o ran capasiti pwyllgorau ychwanegol?

§  cydbwysedd priodol rhwng yr amser y mae Aelodau'n ei dreulio ar waith pwyllgorau (mewn cyfarfodydd pwyllgorau a thu allan iddynt) a'u cyfrifoldebau ehangach?

§  Pa newidiadau y gellid eu gwneud i amserlen y pwyllgorau i wella effeithiolrwydd pwyllgorau, a chadw hyblygrwydd i ddarparu ar gyfer busnes ychwanegol y pwyllgorau, a chydbwysedd priodol rhwng yr amser y mae Aelodau'n ei dreulio ar waith pwyllgorau (mewn cyfarfodydd pwyllgorau a thu allan iddynt) a'u cyfrifoldebau ehangach?

§  Os ydym am wneud newidiadau i'r amserlen, pryd y dylid gweithredu'r newidiadau hyn?

§  Ystyried a ddylid addasu cylchoedd gwaith y pwyllgorau. Er enghraifft, cydbwyso gwaith ar draws pwyllgorau, a/neu wella llinellau atebolrwydd.

Cyd-ddibyniaethau

15. Bydd angen i’r adolygiad ystyried:

§  yr adnoddau a/neu'r cyfyngiadau technolegol o ran amserlennu, a sut y dylid rheoli hyn yn y dyfodol e.e. nifer y cyfarfodydd pwyllgor (a’r math o gyfarfodydd) y gellir eu cynnal ar yr un pryd; a’r

§  effaith ar adnoddau Comisiwn y Senedd, gan gynnwys staffio, unrhyw newidiadau a gynigir o ganlyniad i'r adolygiad hwn (neu gynnal y sefyllfa bresennol, os mai hynny fyddai’r opsiwn a ffefrir).

Effeithiolrwydd pwyllgorau

16. Gallai'r adolygiad ystyried i ba raddau y mae Pwyllgorau wedi sefydlu dulliau o asesu effeithiolrwydd eu gwaith, fel y gellir monitro unrhyw newidiadau a wneir o ganlyniad i'r adolygiad hwn yn y cyd-destun hwn.

17. Gellid ymestyn hyn i gasglu unrhyw arloesedd o ran pwyllgorau sydd wedi codi mewn ymateb i amserlen bythefnosol (a mwy hyblyg) e.e. dulliau amgen o gasglu tystiolaeth, gwaith a wneir y tu allan i gyfarfodydd ac ati.

Casglu tystiolaeth

18. Cynigir y dull canlynol o gasglu tystiolaeth:

§  Pwyllgorau – mae'r Pwyllgor Busnes yn gwahodd pob pwyllgor i ddarparu ymateb ysgrifenedig i'r cwestiynau a ofynnir gan yr adolygiad.

§  Aelodau'r Pwyllgorau – gwahoddir aelodau'r pwyllgorau i gwblhau arolwg i gael eu barn ar yr amser a ddyrennir ar hyn o bryd ar gyfer gwaith pwyllgorau, eu barn ar beth ddylai'r cydbwysedd cywir fod rhwng yr amser a gaiff ei dreulio ar waith pwyllgorau a'u cyfrifoldebau ehangach, a lefel y flaenoriaeth y gallant ei neilltuo i waith pwyllgorau.

§  Cadeiryddion – ymgynghorir â Fforwm y Cadeiryddion ar unrhyw gynigion ar gyfer newid sy'n deillio o'r adolygiad, cyn i'r cynigion gael eu cwblhau.

§  Grwpiau Pleidiau - Mae Rheolwyr Busnes yn gwahodd barn gan eu grwpiau pleidiau.

§  Data – gellir darparu data ar y defnydd o amser neilltueg, amser cyfarfod ychwanegol, a mathau o weithgarwch y pwyllgorau.

Amserlen

Rhagfyr 2021

§  Ymgynghori â Fforwm y Cadeiryddion ar gylch gorchwyl a dull o ymdrin â’r adolygiad (16 Rhagfyr).

Ionawr 2022

§  Cyfnod o dair wythnos o gasglu tystiolaeth (10 - 28 Ionawr).

Chwefror 2022

§  Y Pwyllgor Busnes yn ystyried cynigion drafft, yn seiliedig ar y dystiolaeth a gafwyd (8 Chwefror)

§  Fforwm y Cadeiryddion yn ystyried y cynigion drafft ac amseriad o ran cyflwyno unrhyw newidiadau i'r amserlen (17 Chwefror).

Mawrth 2022

§  Y Pwyllgor Busnes yn cadarnhau cynigion (1 Mawrth).

§  Y Pwyllgor Busnes yn cyhoeddi adroddiad ac yn cyflwyno unrhyw gynigion sydd eu hangen i weithredu newidiadau i gylchoedd gwaith (os bydd angen rhai) (i'w wneud yn y Cyfarfod Llawn ar 9 Mawrth).

Ebrill 2022

§  Newidiadau i’r amserlen i'w gweithredu ar ddechrau tymor yr haf.

Ymgynghori â Fforwm y Cadeiryddion

19. Er bod awydd i ddatrys trafferthion canfyddedig gyda'r amserlen yn gyflym, mae tensiwn rhwng hyn a'r amser arweiniol sydd ei angen i bwyllgorau gynllunio eu gwaith.

20. Efallai yr hoffai'r Pwyllgor Busnes ymgynghori â Fforwm y Cadeiryddion, yn ei gyfarfod ar 16 Rhagfyr, ar gwmpas ac amserlen yr adolygiad cyn gwneud penderfyniad terfynol.